Overheidsopdrachten worden in principe op forfaitaire basis gegund: je biedt een vaste prijs voor het geheel van de prestaties. Maar de uitvoering van een opdracht kan maanden of zelfs jaren duren, en in die periode evolueren lonen, materiaalprijzen en energiekosten. De prijsherziening is het wettelijke mechanisme dat je prijs aanpast aan die realiteit — zowel bij stijgingen als bij dalingen.
Voor aannemers is de prijsherziening een van de meest concrete financiële bepalingen in het aanbestedingsrecht. Toch wordt de herzieningsformule vaak verkeerd begrepen of onvoldoende gecontroleerd. In dit artikel leggen we uit wanneer herziening verplicht is, hoe de formule werkt, en wat je kunt doen als de formule niet aansluit bij je werkelijke kosten.
Wanneer is prijsherziening verplicht?
De wet maakt een onderscheid tussen drie situaties:
Verplicht bij opdrachten van werken en bij opdrachten van diensten die manuele prestaties inhouden, tenzij de opdracht minder dan 120.000 euro bedraagt én een uitvoeringstermijn heeft van minder dan 120 werkdagen of 180 kalenderdagen.
Mogelijk maar niet verplicht bij opdrachten van leveringen en opdrachten van niet-manuele diensten. Als de aanbesteder bij deze opdrachten een prijsherziening wil toepassen, moet een uitdrukkelijke herzieningsclausule worden opgenomen in de opdrachtdocumenten.
Niet van toepassing bij opdrachten met een zeer korte uitvoeringstermijn en een lage waarde die onder beide drempels vallen.
De wettelijke basis is artikel 10 van de Wet Overheidsopdrachten 2016, verder uitgewerkt in het KB van 14 januari 2013 (KB Uitvoering), met name de artikelen 38/7 tot 38/11.
De herzieningsformule
De standaard prijsherzieningsformule in het Belgisch aanbestedingsrecht volgt een vast stramien:
p = P × [ a × (s / S) + b × (i / I) + c ]
Waarin:
- p = de herziene prijs
- P = de oorspronkelijke inschrijvingsprijs
- a = het aandeel van de loonkosten in de totale prijs
- s = de waarde van de loonindex op het moment van de herziening
- S = de waarde van de loonindex op het moment van inschrijving (referentiewaarde)
- b = het aandeel van de materiaalkosten in de totale prijs
- i = de waarde van de materiaalindex op het moment van de herziening
- I = de waarde van de materiaalindex op het moment van inschrijving (referentiewaarde)
- c = het vaste (niet-herzienbare) gedeelte van de prijs
De som a + b + c = 1. De waarden van a, b en c worden door de aanbestedende overheid vastgesteld in het bestek. Ze weerspiegelen de geschatte kostprijsstructuur van de opdracht.
De overgang naar I-2021
De publicatie van de oude materiaalindex I is eind 2022 gestopt. Sindsdien moeten alle opdrachten de nieuwe index I-2021 gebruiken, ook lopende contracten die nog met de oude index werkten.
Bij de overschakeling wordt de formule aangepast. Voor lopende contracten die de oude index I gebruikten, luidt de aangepaste formule:
p = P × [ a × (s / S) + b × (i / I) × (i₂₀₂₁ / I₂₀₂₁) + c ]
Waarbij de factor (i / I) de evolutie tot eind 2022 weergeeft en (i₂₀₂₁ / I₂₀₂₁) de evolutie vanaf 2023. Voor nieuwe opdrachten wordt rechtstreeks met I-2021 gewerkt.
De S-index (lonen)
De S-index weerspiegelt de evolutie van de loonkosten, inclusief sociale lasten. De FOD Economie publiceert de actuele waarden. De referentiewaarde S is de indexwaarde tien dagen vóór de uiterste indieningstermijn van de offertes.
De I-index (materialen)
De I-2021 index weerspiegelt de evolutie van de materiaalprijzen. Er bestaan verschillende varianten (bv. I-2021/staal, I-2021/koper, I-2021/brandstof) die elk een specifieke materiaalcategorie volgen. De keuze van de juiste variant hangt af van de aard van de opdracht en moet in het bestek worden gespecificeerd.
De parameters a, b en c controleren
Dit is een cruciaal punt dat veel inschrijvers over het hoofd zien. De aanbesteder stelt de parameters a, b en c vast, maar die verdeling moet de werkelijke kostprijsstructuur weerspiegelen. Als de formule te weinig gewicht geeft aan materiaalkosten (een te lage b), word je als aannemer onvoldoende gecompenseerd bij materiaalprijsstijgingen.
Controleer vóór je inschrijft:
- Komt de verhouding a/b/c overeen met je werkelijke kostenopbouw?
- Is de gekozen materiaalindex (welke I-2021 variant) relevant voor je activiteit?
- Is er een vaste component c die te hoog is, waardoor een te groot deel van je prijs niet wordt herzien?
Als de formule significant afwijkt van de realiteit, kun je dit als vraag stellen via het forum van de opdracht (nota van inlichtingen) vóór de indieningstermijn.
Artikel 38/7: wanneer de formule niet klopt
Wat als de materiaalkosten exploderen in een sector die de formule niet adequaat dekt? Artikel 38/7 van het KB Uitvoering biedt een vangnet.
Als er sprake is van een bovenmatige afwijking tussen de uitkomst van de herzieningsformule en de werkelijke kostenevolutie, kan de aannemer vragen om de herzieningsformule aan te passen. Het doel is een formule te vinden die beter aansluit bij de werkelijke kostprijsstructuur — bijvoorbeeld door meer gewicht te geven aan een bepaald type materiaal.
De voorwaarde is dat je kunt aantonen dat de huidige formule niet langer voldoet aan de wettelijke eis tot weerspiegeling van de werkelijkheid. Beide partijen zoeken naar een gemeenschappelijk akkoord over de aangepaste formule.
Voordelen: Geen drempelbedragen vereist. Je kunt het toepassen zodra de afwijking aantoonbaar onredelijk is.
Nadelen: Het vereist onderhandeling met de aanbesteder, en bij fluctuerende prijzen is het moeilijk om een stabiel akkoord te bereiken.
Artikel 38/9: onvoorzienbare omstandigheden
Als alternatief biedt artikel 38/9 de mogelijkheid om compensatie te vragen bij onvoorzienbare omstandigheden die een zeer ernstig nadeel veroorzaken. Denk aan de materiaalprijsexplosies na de COVID-pandemie of de energiecrisis van 2022.
De drempel is hoger dan bij artikel 38/7: je moet aantonen dat de omstandigheden werkelijk onvoorzienbaar waren op het moment van inschrijving en dat het nadeel zeer ernstig is. In de praktijk is dit een zwaardere procedure.
Praktische tips voor inschrijvers
Houd je eigen kostenopbouw bij. Documenteer per opdracht welk percentage van je kosten naar lonen, materialen, energie en overhead gaat. Dit stelt je in staat om een beroep op artikel 38/7 te onderbouwen als de formule afwijkt.
Controleer de indexwaarden bij facturatie. Bereken bij elke vorderingsstaat of de prijsherziening correct is toegepast. Fouten in de berekening — door de aanbesteder of door jezelf — komen vaker voor dan je denkt.
Volg de indexen. De actuele waarden van de S-index en de I-2021 indexen worden gepubliceerd door de FOD Economie.