I documenti contrattuali sono tutti i documenti applicabili all'appalto pubblico che vengono preparati o citati dal committente. Il committente è l'autorità pubblica che emette un contratto per una particolare esigenza, ad esempio la costruzione di una strada, l'acquisto di un veicolo o la pulizia di un edificio. I documenti contrattuali contengono le condizioni e i criteri che l'appaltatore deve soddisfare per eseguire il contratto. L'appaltatore è l'azienda o la persona che eseguirà il contratto a un determinato prezzo.
I documenti di incarico possono assumere forme diverse, a seconda della natura e del valore dell'incarico. In generale, i documenti di incarico comprendono i seguenti elementi:
- Il bando di gara: è il documento con cui l'amministrazione aggiudicatrice annuncia il contratto ai potenziali contraenti. Il bando contiene le informazioni principali sull'appalto, come la descrizione, il preventivo, la procedura, la scadenza e le modalità di presentazione. Il bando viene pubblicato nel Bollettino degli appalti o su un sito web europeo, a seconda del valore e della natura dell'appalto.
- La guida alla selezione: è il documento che l'amministrazione aggiudicatrice può utilizzare in una procedura a due fasi, come la procedura ristretta, la procedura competitiva con negoziazione, il dialogo competitivo o il partenariato per l'innovazione. La guida alla selezione è come il capitolato d'oneri per la prima fase, in cui l'amministrazione aggiudicatrice seleziona i candidati che possono partecipare alla seconda fase. La guida alla selezione contiene le condizioni e i criteri per la selezione qualitativa dei candidati, oltre a informazioni generali sull'appalto e sul prosieguo della procedura.
- Il capitolato: è il documento utilizzato dal cliente per descrivere il contratto e definire i termini e le condizioni contrattuali. Il capitolato contiene le specifiche tecniche, la giustificazione del prezzo, le condizioni di esecuzione, i criteri di aggiudicazione e le condizioni generali. Il capitolato viene trasmesso ai candidati o agli offerenti che possono presentare un'offerta per il contratto.
- La misurazione sommaria o inventario: è il documento utilizzato dal committente per determinare le quantità e i prezzi unitari del contratto. La misurazione sommaria o inventario fa parte del capitolato d'oneri e serve come base per il calcolo del prezzo totale del contratto.
- Le informazioni aggiuntive: sono le informazioni fornite dal committente ai candidati o agli offerenti durante la procedura, ad esempio per rispondere a domande, apportare modifiche o fornire chiarimenti. Le informazioni aggiuntive devono essere comunicate in modo tempestivo ed equo a tutte le parti coinvolte.
- L'accordo: è il documento firmato dal cliente e dal contraente per concludere l'incarico. L'accordo contiene gli elementi essenziali del contratto, come l'identificazione delle parti, la descrizione del contratto, il prezzo, la durata e le firme. L'accordo viene stipulato dopo l'aggiudicazione dell'appalto e dopo la scadenza o la risoluzione di eventuali ricorsi.
I documenti di incarico sono quindi i documenti che il committente redige o menziona per regolare l'appalto pubblico. I documenti contrattuali sono vincolanti per il committente e l'appaltatore e devono essere rispettati. I documenti contrattuali devono inoltre essere chiari, completi e corretti, nonché conformi alle leggi e ai principi in materia di appalti pubblici.
